3. CRITERI DI COMPORTAMENTO
3.1 SOCI E COMPONENTI DEGLI ORGANI SOCIALI
I soci e i componenti degli organi sociali, nella consapevolezza della propria responsabilità, oltre che al rispetto della legge, sono tenuti all’osservanza delle previsioni del Modello 231/01 e del Codice Etico che ne è parte integrante.
I soci e gli amministratori hanno l’obbligo:
– di tenere un comportamento ispirato ad integrità, lealtà e senso di responsabilità nei confronti dell’Ente;
– di tenere un comportamento ispirato ad autonomia, indipendenza e correttezza con le Istituzioni Pubbliche, i soggetti privati (inclusi i creditori sociali), le associazioni economiche, le forze politiche, nonché ogni altro operatore nazionale ed internazionale;
– di garantire una partecipazione assidua ed informata alle adunanze e alle attività degli organi sociali;
– di assicurare la condivisone della visione e missione etica dell’Ente;
– di valutare le situazioni di conflitto di interessi o di incompatibilità di funzioni, incarichi all’esterno o all’interno di ER spa, astenendosi dal compiere operazioni in conflitto di interessi nell’ambito della propria attività;
– di non ostacolare le attività di controllo e/o di revisione svolte dai soci, dagli altri organi sociali, incluso l’Organismo di Vigilanza o dall’Ente di revisione;
– di fare un uso riservato delle informazioni di cui vengono a conoscenza, evitando di avvalersi della loro posizione per ottenere vantaggi personali sia diretti che indiretti. Ogni attività di comunicazione verso l’esterno deve rispettare la policy aziendale in materia di privacy e deve essere rivolta a salvaguardare le informazioni a carattere sensibile;
– di rispettare, per quanto di propria competenza e responsabilità, le regole di comportamento per il Personale di ER spa.
Il Modello 231/01, nei confronti dei soci, è orientato a :
– realizzare la massima trasparenza nei confronti dei portatori di interesse dell’Ente;
– rispondere alle aspettative legittime dei soci;
– garantire un flusso di informazioni continuo e corretto verso il Consiglio di amministrazione, l’Assemblea dei soci, il Collegio Sindacale e l’Organismo di Vigilanza, nonché fra questi stessi organi;
– evitare qualsiasi condotta volta ad influenzare le decisioni dell’Assemblea dei soci;
– prevenire scorrette informazioni amministrative e finanziarie da parte della struttura nei confronti dei soci.
Informativa societaria
ER spa assicura che:
la tenuta delle scritture contabili, la formazione e redazione del bilancio di esercizio, dei consuntivi economici, delle relazioni, dei prospetti, delle comunicazioni sociali in genere di quant’altro richiesto per il suo funzionamento, avvenga in conformità alle disposizioni di legge, ai principi, alle norme vigenti.
A tal fine, attraverso i suoi organi sociali vigila sull’operato degli amministratori, della Presidenza, della Direzione aziendale, o delle persone sottoposte allo loro vigilanza a qualsiasi titolo coinvolte nelle attività di formazione della contabilità, del bilancio o di altri documenti similari.
ER spa chiede ai soci, nelle figure di loro rappresentanza, il rispetto dei principi di correttezza, collaborazione, onestà, rispetto della legge in tutte le funzioni che li vedono coinvolti nello svolgimento delle attività societarie.
3.2 PERSONALE
ER spa riconosce ai propri dipendenti un valore primario per il conseguimento degli obiettivi aziendali. A tal fine, l’Organizzazione stabilisce e mantiene relazioni basate sulla fiducia reciproca e sulla lealtà, valorizzando quanto possibile le capacità del singolo. L’azienda promuove la formazione del personale favorendo la crescita professionale, astenendosi da discriminazioni di qualsiasi natura e garantendo pari opportunità. Con il termine Personale si intendono sia i dipendenti, i collaboratori, sia gli amministratori.
Il Personale di ER spa deve attenersi, nell’espletamento dei propri compiti, sia nei rapporti interni sia nei confronti degli interlocutori esterni, alla normativa vigente, al contratto di lavoro, ai principi contenuti nel Modello 231/01 e nel Codice etico anche attraverso un’esplicita dichiarazione di piena accettazione del presente documento. Deve inoltre improntare la propria condotta ai principi di integrità, correttezza, fedeltà e buona fede.
Al Personale è richiesto: di evitare di porre in essere, collaborare e dar causa alla realizzazione di comportamenti idonei alla realizzazione di reati richiamati nel decreto legislativo 231/01; collaborare con Organismo di Vigilanza nel corso delle attività di verifica e vigilanza, fornendo i dati e le informazioni richieste; segnalare all’Organismo di Vigilanza eventuali disfunzioni o violazioni del Modello 231/01 e/o del Codice Etico.
Il Personale può in qualsiasi momento rivolgersi sia verbalmente, che per iscritto (anche a mezzo e-mail all’indirizzo:info@erspa.com) all’Organismo di Vigilanza in merito a: interpretazione del Codice Etico e/o dei Protocolli del Modello 231/01; alla legittimità di un determinato comportamento, così come alla loro opportunità o conformità rispetto al Modello 231/01 e/o del Codice Etico.
In aggiunta alle previsioni a carattere generale sopra riportate il Personale deve rispettare le regole di comportamento a seguito riportate riguardanti questioni etiche di particolare rilevanza o specifiche aree di attività.
Politiche di gestione del Personale
Il personale è assunto con regolare contratto di lavoro e l’Organizzazione non ammette nessuna forma di lavoro irregolare. Inoltre è proibita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti delle persone.
Tutte le decisioni prese nell’ambito della gestione e dello sviluppo del Personale sono basate sulla meritocrazia, garantendo medesime opportunità.
Nella gestione dei rapporti gerarchici l’autorità è esercitata con equità e correttezza, evitandone ogni abuso. Costituisce abuso della posizione di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni, favori personali e qualunque comportamento che configuri una violazione del presente Codice Etico.
Il Personale è valorizzato pienamente mediante l’attivazione delle leve disponibili per favorire il loro sviluppo, le loro potenzialità e la loro crescita.
Le funzioni competenti devono pertanto:
– provvedere a selezionare, assumere, formare, retribuire e gestire i dipendenti o collaboratori senza discriminazione alcuna;
– creare un ambiente di lavoro nel quale caratteristiche personali non possano dare luogo a discriminazioni; adottare criteri di merito, di competenza e comunque strettamente professionali per qualunque decisione relativa a un dipendente o collaboratore;
– garantire a tutti i dipendenti, collaboratori, amministratori un ambiente di lavoro salubre e sicuro;
– creare un ambiente di lavoro nel quale dipendenti e collaboratori si sentano liberi di esprimere le proprie idee e le proprie convinzioni al fine di “arricchire” l’Ente e migliorare il suo rendimento.
Coloro che ritengano di aver subito offese o discriminazioni possono denunciare l’accaduto alla Direzione o alle funzioni competenti, che qualora lo ritenga necessario trasferirà l’informazione all’Organismo di Vigilanza, per l’accertamento dei fatti e l’applicazione delle conseguenti misure. Non rientrano nel concetto di discriminazione le disparità di trattamento motivate da criteri oggettivi, che non siano in contrasto con la legge o con il contratto collettivo.
Non sono tollerate, e saranno quindi sanzionate, richieste o minacce volte ad indurre le persone ad agire contro la legge e il Codice Etico, o ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni morali e personali di ciascuno.
Selezione del personale e costituzione del rapporto di lavoro
Il personale è assunto valutando la conformità delle caratteristiche ai profili aziendali ricercati.
Tutto il Personale viene assunto con regolare contratto di lavoro; non è consentita alcuna forma di lavoro irregolare o in nero.
Il dipendente/collaboratore/amministratore riceve esaurienti informazioni riguardo alle caratteristiche delle mansioni e della funzione, agli elementi normativi e retributivi, alle normative e comportamenti per la gestione dei rischi connessi alla salute personale, e ai comportamenti eticamente accettati all’interno dell’Organizzazione.
Il riconoscimento di aumenti salariali o sistemi premianti e di incentivazione e l’accesso a incarichi o ruoli superiori (promozioni) sono legati oltre alle leggi e ai contratti collettivi di lavoro, ai meriti individuali dei dipendenti.
Store Builder Srl si impegna a non favorire forme di clientelismo e nepotismo, nonché a non instaurare rapporti lavorativi con soggetti coinvolti in fatti di terrorismo.
Gestione del personale
ER spa evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti dei propri collaboratori.
Nell’ambito dei processi di gestione e sviluppo del personale, così come in fase di selezione, le decisioni prese sono basate sulla corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dai collaboratori (ad esempio in caso di promozione o trasferimento) e/o su considerazioni di merito (ad esempio assegnazione degli incentivi in base ai risultati raggiunti).
L’accesso a ruoli e incarichi è anch’esso stabilito in considerazione delle competenze e delle capacità; inoltre, compatibilmente con l’efficienza generale del lavoro, sono favorite quelle flessibilità dell’organizzazione del lavoro che agevolano la gestione dello stato di maternità e in generale della cura dei figli.
Valorizzazione e formazione delle risorse
I responsabili utilizzano e valorizzano pienamente tutte le professionalità presenti nella struttura mediante l’attivazione delle leve disponibili per favorire lo sviluppo e la crescita dei propri collaboratori (ad esempio, job rotation, affiancamenti a personale esperto).
In quest’ambito, riveste particolare importanza la comunicazione da parte dei responsabili dei punti di forza e di debolezza del collaboratore, in modo che quest’ultimo possa tendere al miglioramento delle proprie competenze anche attraverso una formazione mirata.
ER spa mette a disposizione di tutti i collaboratori strumenti informativi e formativi con l’obiettivo di valorizzare le specifiche competenze e conservare il valore professionale del personale.
Equità dell’autorità
Nell’instaurarsi di relazioni gerarchiche ER spa si impegna a fare in modo che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza evitandone ogni abuso. In particolare, ER spa garantisce che l’autorità non si trasformi in esercizio del potere lesivo della dignità e autonomia del collaboratore, e che le scelte di organizzazione del lavoro salvaguardino il valore dei collaboratori. Costituisce abuso della posizione di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni, favori personali o qualunque comportamento che configuri una violazione del Codice di Comportamento.
Interventi sull’organizzazione del lavoro
Nel caso di riorganizzazione del lavoro, è salvaguardato il valore delle risorse umane prevedendo, ove necessario, azioni di formazione e/o di riqualificazione professionale.
Utilizzo e salvaguardia dei beni di proprietà dell’Ente
Il Personale deve mantenere comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo, documentando, ove opportuno, il loro impiego. Inoltre il personale è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate ed ha il dovere di informare tempestivamente le strutture preposte riguardo ad eventuali minacce o eventi dannosi per l’Ente stesso o per i suoi beni.
In particolare il Personale è tenuto a:
– evitare usi impropri che possano causare costi indebiti, danni o riduzione di efficienza o comunque in contrasto con l’interesse dell’Ente;
– adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche e procedure interne, anche non formalizzate, al fine di non compromettere la funzionalità, la protezione e la sicurezza di sistemi informatici, apparecchiature ed impianti di ER spa;
– operare sempre nel rispetto delle norme di sicurezza previste dalla Legge e dalle procedure interne, al fine di prevenire possibili danni a cose, persone o all’ambiente;
– utilizzare i beni di proprietà dell’Ente, di qualsiasi tipo e valore, nel rispetto della legge, delle normative interne, e dei principi del presente Codice Etico;
– utilizzare i beni dell’Ente esclusivamente per scopi connessi e strumentali all’esercizio dell’attività lavorativa; comunque, è vietato, salvo quando previsto da normative specifiche o accordi aziendali, l’utilizzo o la cessione dei beni stessi da parte di terzi o a terzi, anche temporaneamente; operare, nel limite del possibile, al fine di ridurre il rischio di furti, danneggiamenti o altre minacce ai beni ed alle risorse assegnate o presenti, informando in modo tempestivo le funzioni preposte in caso di situazioni anomale.
Comportamenti illeciti
Il Personale, in coerenza con i valori di onestà e trasparenza, si impegna a mettere in atto tutte le misure necessarie per prevenire ed evitare la commissione di illeciti.
ER spa vieta che siano corrisposte somme di denaro o esercitate altre forme di corruzione allo scopo di procurare vantaggi diretti o indiretti all’Ente stesso. ER spa vieta altresì l’accettazione di doni o favori di terzi che oltrepassino le normali regole di ospitalità e cortesia.
Conflitto di interessi
Il Personale è tenuto ad evitare tutte le situazioni e tutte le attività in cui si possa manifestare concretamente un conflitto con gli interessi dell’Ente o che possano interferire con la propria capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel migliore interesse dell’impresa e nel pieno rispetto delle norme del Codice Etico.
Deve, inoltre, astenersi dal trarre vantaggio personale da atti di disposizione dei beni sociali o da opportunità d’affari delle quali è venuto a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni.
Store Builder Srl riconosce e rispetta il diritto dei propri dipendenti, collaboratori e amministratori a partecipare ad investimenti, affari o ad attività di altro genere al di fuori di quelle svolte nell’interesse dell’Ente, purché si tratti di attività consentite dalla legge e dalle norme contrattuali e compatibili con gli obblighi assunti in qualità di dipendenti, collaboratori o amministratori.
Il Personale di ER spa o di società controllate è tenuto ad evitare conflitti di interesse tra le attività economiche personali e familiari e le mansioni che ricoprono all’interno della struttura di appartenenza. A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, determinano conflitti di interesse le seguenti situazioni:
– utilizzare la propria posizione o delle informazioni acquisite nel proprio lavoro in modo che si possa creare conflitto tra i propri interessi personali e gli interessi dell’Ente;
– svolgere attività lavorative, di qualsiasi tipo, presso clienti, fornitori, concorrenti, enti pubblici, enti o organizzazioni di pubblico interesse;
– accettare o offrire denaro, favori o utilità da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari con ER spa;
– ricoprire cariche pubbliche presso enti che possono avere rapporti con ER spa, così da creare le condizioni per un potenziale conflitto di interessi.
Il Personale con funzioni apicali, chiamato a prendere decisioni in attività quando vi sia palese conflitto fra gli interessi personali e quelli dell’Ente deve:
– comunicare l’esistenza e le caratteristiche di tale conflitto all’Organismo di Vigilanza e al proprio superiore gerarchico;
– astenersi dall’esercitare il proprio ruolo decisionale e demandare tale ruolo ad altri preposti dall’organizzazione aziendale; nel caso in cui la suddetta astensione/delega non sia possibile, coinvolgere comunque nel processo decisionale altri soggetti al fine di dare maggiore trasparenza al processo stesso.
Al fine di prevenire e gestire correttamente situazioni di conflitto di interesse, anche potenzialmente dannose per l’Ente, al momento di assegnazione dell’incarico o di avvio del rapporto di lavoro richiede ai propri amministratori, dipendenti e collaboratori a vario titolo di sottoscrivere un’apposita dichiarazione che esclude la presenza di condizioni di conflitto di interesse tra singolo e Ente, o, in caso di esistenza di tali condizioni, ne chiarisca la natura.
Salute e sicurezza sul lavoro
ER spa considera di elevata rilevanza le tematiche connesse alla salute e alla sicurezza dei lavoratori.
Il Personale in tema di salute e sicurezza sul lavoro deve:
– prendersi cura della propria salute e sicurezza e di quella delle altre persone presenti sul luogo di lavoro, sulle quali ricadono gli effetti delle sue azioni o omissioni, conformemente alla formazione, alle istruzioni e ai mezzi forniti dal datore di lavoro;
– contribuire, insieme al datore di lavoro, ai dirigenti e ai preposti, all’adempimento degli obblighi previsti a tutela della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro;
– osservare le disposizioni e le istruzioni impartite dal datore di lavoro, dai dirigenti e preposti, ai fini della protezione collettiva e individuale;
– utilizzare correttamente le attrezzature di lavoro nonché i dispositivi di sicurezza;
– segnalare immediatamente al datore di lavoro, al dirigente o preposto le deficienze dei mezzi e dispositivi di cui sopra, nonché eventuale situazione di pericolo di cui venga a conoscenza, adoperandosi , in caso di urgenza ed in relazione alle proprie competenze per eliminare o ridurre le situazione di pericolo grave o incombente, dandone notizie ai rappresentante dei lavoratori per la sicurezza;
– non rimuovere, senza autorizzazione, dispositivi di sicurezza, di segnalazione e di controllo;
– non compiere di propria iniziativa operazione o manovre che non sono di sua competenza ovvero che non possono compromettere la sicurezza propria o di altri lavoratori;
– partecipazione ai programmi di formazione e addestramento organizzati dal datore di lavoro;
– sottoporsi ai controlli sanitari previsti dalla normativa vigente o comunque disposti dal medico competente.
Tutti i dipendenti, collaboratori e amministratori sono tenuti allo scrupoloso rispetto delle norme e degli obblighi derivanti dalla normativa in tema di salute e sicurezza nonché al rispetto di tutte le misure previste dalle procedure e regolamenti interni. Particolare attenzione dovrà essere riservata alle donne in stato di gravidanza, al fine di favorire condizioni di lavoro adeguate alle loro esigenze psico-fisiche.
Gestione della privacy e riservatezza delle informazioni
La privacy del Personale e la riservatezza delle informazioni è tutelata nel rispetto della normativa di riferimento, anche attraverso standard operativi che specificano le informazioni ricevute e le relative modalità di trattamento e di conservazione, a cui tutto il personale è tenuto ad attenersi scrupolosamente. E’ esclusa ogni indagine sulle idee, la vita privata e lo stato di salute delle persone.
Dipendenti, collaboratori e amministratori sono tenuti ad attuare quanto previsto dalle politiche dell’Ente in tema di sicurezza delle informazioni, per garantirne l’integrità, la riservatezza e la disponibilità.
È obbligo di ogni dipendente, collaboratore e amministratore assicurare la riservatezza richiesta dalle circostanze per ciascuna notizia appresa in ragione della propria funzione lavorativa. A tale riguardo si ribadisce quanto detto in precedenza, ovvero che il personale che a qualsiasi titolo entri in possesso di informazioni di interesse per l’Ente o relativamente a qualsiasi portatore d’interesse, deve mantenere l’informazione riservata e in nessuna maniera si deve sentire autorizzato a diffonderla o utilizzarla al di fuori degli scopi operativi per cui è stato autorizzato dalla Direzione.
Tutela dell’integrità della persona
ER spa si impegna a tutelare l’integrità morale dei collaboratori garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. Per questo motivo salvaguarda i lavoratori da atti di violenza psicologica, e contrasta qualsiasi atteggiamento o comportamento discriminatorio o lesivo della persona, delle sue convinzioni e delle sue preferenze (per esempio, nel caso di ingiurie, minacce, isolamento o eccessiva invadenza, limitazioni professionali).
Non sono ammesse molestie sessuali e devono essere evitati comportamenti o discorsi che possano turbare la sensibilità della persona (per esempio, l’esposizione di immagini con espliciti riferimenti sessuali, allusioni insistenti e continuate).
Il collaboratore che ritiene di essere stato oggetto di molestie o di essere stato discriminato per motivi legati all’età, al sesso, alla sessualità, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose, ecc., deve segnalare l’accaduto all’azienda che valuterà l’effettiva violazione del Codice di Comportamento. Le disparità non sono tuttavia considerate discriminazione se giustificate o giustificabili sulla base di criteri oggettivi.
Tutela dei beni aziendali
Ogni collaboratore è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo, documentando con precisione il loro impiego. In particolare, ogni collaboratore deve:
– utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni a lui affidati;
– evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse dell’azienda;
– attuare quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza delle informazioni per garantirne l’integrità.
L’azienda si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti dei propri beni ed infrastrutture attraverso l’impiego di sistemi contabili, di reporting di controllo finanziario e di analisi e prevenzione dei rischi, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti (Legge sulla Privacy, Statuto dei Lavoratori, ecc.).
Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, ogni collaboratore è tenuto a:
– adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici;
– non inviare messaggi di posta elettronica minatori ed ingiuriosi, non ricorrere a linguaggio di basso livello, non esprimere commenti inappropriati che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine aziendale;
– non navigare su siti internet con contenuti indecorosi ed offensivi / PTP (peer-to-peer).
Rapporti con Clienti/Utenti , Fornitori e partners in ATI
L’attività di ER spa volta all’acquisizione delle commesse dovrà svolgersi nel rispetto di corretti principi economici, in un regolare contesto di mercato ed in leale competizione con i concorrenti, nell’osservanza delle norme legislative e regolamentari applicabili.
Il comportamento di ER spa nei confronti dei clienti/utenti, dei fornitori e partners è improntato all’onestà, al rispetto e alla cortesia e disponibilità, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità. ER spa persegue la propria missione attraverso l’offerta di servizi di qualità, a condizioni competitive e nel rispetto di tutte le norme poste a tutela della leale concorrenza.
È fatto obbligo al Personale di:
– fornire, con efficienza, cortesia e tempestività, nei limiti delle previsioni contrattuali, servizi di alta qualità, che soddisfino le ragionevoli aspettative e necessità del cliente;
– fornire, ove necessario e nei modi e nelle forme previste dalle politiche aziendali, accurate ed esaurienti informazioni circa i servizi forniti dall’Ente, in modo che il cliente possa assumere decisioni consapevoli;
– soddisfare le attese dei clienti in termini di onestà, trasparenza e pieno rispetto della legge e degli accordi contrattuali;
– attenersi a verità nelle comunicazioni pubblicitarie o di altro genere, ed in particolare a tutte le attività di carattere commerciale.
Scelta del fornitore
I processi di acquisto sono improntati alla ricerca di fornitori in possesso di requisiti in grado di soddisfare le esigenze di ER spa alla concessione delle pari opportunità per ogni fornitore, alla lealtà, alla correttezza e all’imparzialità.
In particolare, i collaboratori addetti a tali processi sono tenuti a:
– non precludere ad alcun soggetto in possesso dei requisiti richiesti la possibilità di competere alla stipula di contratti, adottando nella scelta della rosa dei candidati criteri oggettivi e documentabili;
– assicurare una concorrenza sufficiente, ad esempio considerando almeno tre imprese nella selezione del fornitore; eventuali deroghe devono essere autorizzate e documentate.
Per alcune categorie merceologiche, ER spa dispone di un albo fornitori i cui criteri di qualificazione non costituiscono barriera di accesso. Per ER spa sono requisiti di riferimento:
– la disponibilità opportunamente documentata di mezzi, anche finanziari, strutture organizzative, capacità e risorse progettuali, know-how, ecc.;
– l’esistenza ed effettiva attuazione, nei casi in cui siano previsti, di sistemi di qualità aziendali adeguati (ad esempio, ISO 9000).
La scelta dei fornitori deve avvenire utilizzando le procedure interne dell’Organizzazione e seguendo la normativa vigente in materia, allo scopo di instaurare rapporti corretti e trasparenti.
La selezione dei fornitori avviene nel rispetto della legge, dello Statuto sociale e delle pari opportunità. In ogni caso la selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni di acquisto, avvengono sulla base di parametri, quali la qualità, la convenienza, il prezzo, la capacità, la flessibilità, l’efficienza, l’eticità, il rispetto della legge.
Più in generale nella selezione dei fornitori ER spa considera requisiti di riferimento: – la professionalità e l’affidabilità dell’interlocutore;
– la disponibilità, opportunamente documentata, di mezzi, anche finanziari, strutture organizzate, capacità e risorse progettuali, know-how, etc.;
– l’esistenza ed effettiva attuazione di sistemi di gestione qualità, sicurezza e ambiente;
– la tenuta di condotte rispettose dell’ambiente;
– la tenuta di condotte che non si riversino negativamente sull’immagine e sul buon nome di ER spa.
Nei rapporti di appalto, di approvvigionamento e, in genere, di fornitura di beni e servizi l’Ente:
– adotta, nella selezione del fornitore, i criteri di valutazione previsti dalle procedure esistenti, in modo oggettivo e trasparente;
– non preclude ad alcuno, in possesso dei requisiti richiesti, la possibilità di competere alla stipula di contratti, adottando nella scelta dei candidati
– criteri oggettivi e documentabili, nel rispetto comunque dei principi di cooperazione e mutualità di cui allo Statuto sociale;
– mantiene un dialogo franco ed aperto con i fornitori, in linea con le buone consuetudini commerciali;
– osserva e pretende l’osservanza di tutti gli obblighi imposti dalla normativa vigente, in materia di sicurezza, appalti, versamenti contributivi e fiscali, nell’ambito dei rapporti di appalto, fornitura e approvvigionamento.
La stipula di un contratto con un fornitore e la gestione del rapporto con lo stesso si basano su relazioni di estrema chiarezza, evitando, per quanto possibile, eccessi di reciproca dipendenza.
Per garantire la massima trasparenza ed efficienza del processo di acquisto, ER spa predispone: – un’adeguata rintracciabilità delle scelte adottate;
– la conservazione delle informazioni, nonché dei documenti contrattuali per i periodi stabiliti dalle normative vigenti.
ER spa pretende dai propri fornitori/partners:
– di fornire informazioni continue, complete ed esaustive, soprattutto dai coordinatori e docenti;
– di evitare qualsiasi gestione scorretta dei documenti amministrativi relativi alle attività formative e di consulenza svolte;
– il pieno rispetto della legge e delle procedure interne di gestione, di realizzazione delle consulenze ed erogazione dei percorsi formativi; a tale proposito è fatto divieto ad ogni fornitore di ER spa di sollecitare, chiedere o imporre ai fruitori dei corsi e delle attività la redazione di documenti e l’apposizione di firme difformi dal reale svolgimento delle attività, in relazione al loro contenuto formale e sostanziale;
– l’uso e la conservazione dei registri, delle schede di stage e di ogni altro documento relativo all’erogazione dei progetti formativi di ER spa, nonché della documentazione relativa alle attività di consulenza, con la massima cautela, predisponendo ed attuando tutte le misure necessarie volte ad evitarne lo smarrimento, il danneggiamento, il furto;
– la gestione e redazione dei suddetti documenti svolte con la massima garanzia di riservatezza e nel rispetto dei principi di veridicità e completezza, sia in relazione alle informazioni e ai dati riportati, sia in relazione all’apposizione delle firma ove richiesto, stante il loro valore legale e certificativo.
In particolare in caso di costituzione da parte di ER spa di Associazioni e di Imprese per partecipare ad una gara o per l’esecuzione di una specifica commessa, le imprese raggruppate (o partners) devono impegnarsi a tenere condotte rispettose della normativa vigente e dei comuni principi di etica professionale, a titolo esemplificativo, ma non esaustivo, elencati nel presente Codice Etico.
Tali partners sono altresì tenuti a non presentare all’Ente Committente nella procedura di gara, direttamente o indirettamente, proprie offerte in concorrenza con le attività condotte dalla costituente ATI.
Nella prospettiva di conformare l’attività di approvvigionamento di beni e servizi ai principi etico – sociali e ambientali di riferimento, ER spa potrà richiedere, per particolari forniture, requisiti di tipo sociale e/o ambientale.
Gestione regali e omaggi e benefici
È vietato, nei rapporti con i pubblici ufficiali e gli incaricati di pubblico servizio, dare o promettere denaro o altre utilità sotto qualsiasi forma, sia che la condotta sia realizzata nell’interesse esclusivo del soggetto agente, sia che sia posta in essere a vantaggio o nell’interesse di ER spa.
È vietato altresì effettuare qualsiasi forma di regalo, omaggio, o concedere benefici a soggetti che hanno rapporti commerciali e/o imprenditoriali con ER spa, fatto salvo il caso in cui – tenuto anche conto dei paesi in cui ER spa opera – tali forme di regalo, omaggio o beneficio siano di modico valore e rientrino nelle ordinarie prassi e consuetudini.
In ogni caso ciascun dipendente o collaboratore di ER spa, prima di procedere ad effettuare una qualsiasi forma di regalo, omaggio o beneficio che superi il modico valore così come considerato in Italia deve, se dipendente, chiedere espressa autorizzazione al responsabile dell’ufficio e/o dell’unità organizzativa con la quale collabora, affinché sia concordata la condotta da tenere.
Il responsabile dell’ufficio e/o dell’unità organizzativa deve chiedere l’autorizzazione al proprio superiore gerarchico per le iniziative che ritiene di assumere direttamente.
In ogni caso, chiunque opera in nome e per conto di ER spa, si dovrà astenere da pratiche non consentite dalla legge, dagli usi commerciali o dai codici etici – se noti – degli interlocutori pubblici e/o privati con cui ha rapporti sia in Italia che all’estero.
I dipendenti e i collaboratori di ER spa che in ragione dell’attività svolta per la società ricevono regali, omaggi o benefici in qualsiasi forma sono tenuti a darne comunicazione al responsabile dell’ufficio e/o dell’unità organizzativa alle cui dipendenze operano, se lavoratori dipendenti, ovvero con cui collaborano, se collaboratori, o, sempre se dipendenti, al diretto superiore gerarchico, che provvederà ad informare l’Alta Direzione, qualora l’entità dei regali, omaggi o benefici superi il modico valore valutato secondo gli usi e le consuetudini in vigore nel luogo e per il settore di attività in cui opera il dipendente o il collaboratore.
E’ vietato ai dipendenti o ai collaboratori di Store Builder Srl ricevere qualsiasi forma di regalo, omaggio o beneficio, da soggetti che operino con ER spa, nei rapporti in cui la Società rivesta la qualifica di concessionario di appalti di opere pubbliche o di incaricato di pubblico servizio.
Rapporti con la Pubblica Amministrazione
I rapporti attinenti all’attività di ER spa intrattenuti con pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio (che operino per conto della Pubblica Amministrazione, centrale e periferica, o di organi legislativi, delle istituzioni comunitarie, di organizzazioni pubbliche internazionali e di qualsiasi Stato estero), con la magistratura, con le autorità pubbliche di vigilanza e con altre autorità indipendenti, nonché con partners privati concessionari di un pubblico servizio, devono essere intrapresi e gestiti nell’assoluto e rigoroso rispetto delle leggi e delle normative vigenti, dei principi fissati nel Codice Etico e nei protocolli previsti del Modello 231/01, in modo da non compromettere l’integrità e la reputazione di entrambe le parti.
A tal fine, l’assunzione di impegni con le Pubbliche Amministrazioni e le Istituzioni Pubbliche è riservata esclusivamente alle funzioni preposte ed autorizzate che le svolgeranno nel dovuto rispetto delle leggi e dei principi del presente Codice Etico e nella completa osservanza dei protocolli interni di cui al Modello 231/01.
ER spa vieta, ai propri dipendenti, collaboratori e amministratori o rappresentanti e, più in generale, a tutti coloro che operano nel proprio interesse, in proprio nome o per proprio conto, di accettare, promettere od offrire, anche indirettamente, denaro, doni, beni, servizi, prestazioni o favori non dovuti (anche in termini di opportunità di impiego) in relazione a rapporti intrattenuti con pubblici ufficiali, incaricati di Pubblico Servizio o i dipendenti, in genere, della Pubblica Amministrazione o di altre Pubbliche Istituzioni, o soggetti privati, per influenzarne le decisioni, in vista di trattamenti più favorevoli o prestazioni indebite o per qualsiasi altra finalità.
Qualsiasi dipendente, collaboratore, amministratore che riceva direttamente o indirettamente richieste o offerte di denaro o di favori di qualunque tipo (ivi compresi ad es. omaggi o regali di non modico valore) formulate indebitamente a coloro, o da coloro, che operano per conto di ER spa nel contesto dei rapporti con pubblici funzionari, incaricati di pubblico servizio o dipendenti in genere della Pubblica Amministrazione (italiana o di altri paesi esteri) o di altre Pubbliche Istituzioni, o con soggetti privati (italiani o esteri), deve immediatamente riferire all’Organismo di Vigilanza e alla funzione interna competente per l’assunzione dei provvedimenti conseguenti.
Ogni rapporto con le istituzioni dello Stato o internazionali è, pertanto, riconducibile esclusivamente a forme di comunicazione volte a esplicitare l’attività di ER spa, a rispondere a richieste o ad atti di sindacato ispettivo (interrogazioni, interpellanze), o comunque a rendere nota la posizione dell’Ente su temi rilevanti.
Gestione finanziamenti e appalti pubblici
ER spa nella richiesta e nella gestione di agevolazioni, contributi e finanziamenti di qualsiasi natura ottenuti dallo Stato, da altro ente pubblico o dall’Unione Europea, pretende dai suoi dipendenti, collaboratori e amministratori il rispetto dei principi di legalità, trasparenza e correttezza.
A tal fine, ER spa e i suoi dipendenti, amministratori, collaboratori e rappresentanti a qualsiasi titolo devono:
– operare, senza alcun tipo di discriminazione, attraverso i canali di comunicazione a ciò preposti con gli interlocutori istituzionali a livello nazionale e internazionale, comunitario e territoriale;
– rappresentare i propri interessi e posizioni in maniera trasparente, rigorosa e coerente, evitando atteggiamenti di natura collusiva;
– evitare e condannare comportamenti volti ad ottenere qualsiasi tipo di contributo, finanziamento, mutuo agevolato, o altra erogazione dello stesso tipo, per mezzo di dichiarazioni, documenti, rendiconti allo scopo alterati o falsificati, o per il tramite di informazioni omesse, o, più genericamente, per il tramite di artifici o raggiri, compresi quelli realizzati per mezzo di sistemi informatici o telematici, volti ad indurre in errore l’ente erogatore;
– compiere uno scrupoloso controllo dei dati contenuti nelle dichiarazioni rivolte agli enti erogatori;
– evitare destinazioni di fondi pubblici, anche di modico valore e/o importo, a finalità diverse da quelle per cui si sono stati ottenuti.
ER spa nella partecipazione a gare di appalto adotta condotte improntate ai principi di buona fede, correttezza professionale, lealtà, e legalità verso l’ente pubblico e gli altri soggetti concorrenti.
Nella gestione e partecipazione ad appalti pubblici l’Ente opera nel pieno rispetto della normativa vigente, in particolare adeguandosi a quanto previsto dal Codice dei Contratti Pubblici (il Decreto legislativo 163/2006), dai regolamenti attuativi, dalle circolari Ministeriali, dalle leggi regionali, dagli atti emanati dagli enti pubblici locali, e in generale da ogni altra disposizione normativa e amministrativa, italiana ed europea.
In particolare Store Builder Srl si astiene dal tener comportamenti anticoncorrenziali, quali:
– promesse, offerte, dazioni rivolte ai concorrenti al fine di ottenere l’aggiudicazione della gara, o affinché essi non concorrano, o ritirino l‘offerta o presentino offerte palesemente abnormi;
– accordi con i concorrenti volti a condizionare il prezzo di aggiudicazione/negoziazione, o altre condizioni contrattuali.
ER spa si astiene altresì da qualsiasi offerta di denaro, utilità, beni di valore, o condizioni di vantaggio anche indiretto, ai dipendenti pubblici che promuovono o gestiscono a qualunque titolo appalti o trattative con enti pubblici.
Il personale di ER spa deputato alla predisposizione della documentazione necessaria per la partecipazione agli appalti pubblici, dovrà:
– trasmettere alle stazioni appaltanti informazioni veritiere;
– garantire la completezza e l’aggiornamento di tali informazioni;
– rispettare, nella trasmissione della documentazione, le tempistiche previste dal Codice degli Appalti e dai bandi pubblici.
In ogni caso ER spa e i suoi dipendenti, collaboratori e amministratori si impegnano a riferire all’Organismo di Vigilanza qualsiasi notizia di condotte contrarie ai principi sopra esposti di cui essi vengano a conoscenza, anche se tenuti da eventuali concorrenti e/o partner.
Rapporti con organizzazioni politiche e sindacali
ER spa nel fornire eventuali contributi a partiti, movimenti, comitati ed organizzazioni politiche e sindacali, a loro rappresentanti e candidati, adotta procedure e forme documentate, tracciate e conformi alla normativa vigente.
In ogni caso tali contributi sono slegati da qualsiasi interesse, diretto o indiretto, di ER spa ad ottenere agevolazioni, turbative, trattamenti di favore. In nessun caso i suddetti contributi saranno elargiti in un’ottica di reciprocità, escludendosi dunque ogni forma di scambio politico.
Rapporti con i mass media e diffusione delle informazioni
Le comunicazioni verso l’esterno seguono i principi guida della verità, correttezza, trasparenza, prudenza e sono volte a favorire la conoscenza delle politiche aziendali e dei programmi e dei progetti dell’Ente. I rapporti con i mass media sono improntati sulla base di questo principio e sono riservati esclusivamente al personale autorizzato, che li gestisce in conformità alle politiche adottate dall’Ente.
Il Personale deve trattare con assoluta riservatezza dati, notizie ed informazioni di cui viene in possesso, evitandone la diffusione ai fini speculativi propri o di terzi.
Normativa antitrust e organi regolatori
ER spa riconosce la libera concorrenza in un’economia di mercato quale fattore decisivo di crescita e costante miglioramento aziendale. La Società intende tutelare il valore della concorrenza leale astenendosi da comportamenti collusivi, predatori e di abuso di posizione dominante.
ER spa dà piena e scrupolosa osservanza ai principi e alle regole della libera concorrenza e alla normativa antitrust. L’Organo amministrativo definisce la politica della concorrenza e fornisce il necessario supporto al management. ER spa non nega, occulta o ritarda alcuna informazione richiesta dall’autorità antitrust e dagli altri organi di regolazione nelle loro funzioni ispettive e collaborano attivamente nel corso delle procedure istruttorie.
Trasparenza della contabilità, documentazione e rendicontazione
ER spa si adopera affinché le performance economico/finanziarie siano tali da salvaguardare ed accrescere il valore dell’impresa, al fine di remunerare adeguatamente il rischio assunto con l’investimento dei propri capitali.
L’impegno di ER spa è indirizzato a massimizzare il valore a lungo termine. Per tenere fede a questo impegno, la Società adotta standard di pianificazione finanziaria e di controllo e sistemi di contabilità coerenti ed adeguati ai principi contabili applicabili alla Società.
Nell’espletare tale prassi, ER spa opera con la massima trasparenza contabile coerentemente con le migliori pratiche di business. Tale trasparenza si fonda sulla verità, accuratezza e completezza dell’informazione di base per le relative registrazioni contabili.
Per ogni operazione è conservata agli atti un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta, tale da consentire l’agevole registrazione contabile, l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità e la ricostruzione accurata dell’operazione.
Ciascuna registrazione contabile, a sua volta, deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto.
Controllo interno
ER spa riconosce la massima importanza al controllo interno inteso come un processo, svolto dagli Esponenti Aziendali, finalizzato ad agevolare la realizzazione degli obiettivi aziendali, a salvaguardare le risorse, ad assicurare la conformità alle leggi ed ai regolamenti applicabili, a predisporre bilanci e dati economico-finanziari attendibili, veritieri e corretti.
Per questo fine ER spa ha creato e sviluppato nel tempo un insieme di strumenti, procedure e meccanismi idonei a gestire il funzionamento ed il monitoraggio dell’organizzazione.
Ben consapevole che il sistema di controllo interno rappresenta un elemento che caratterizza una buona gestione dell’Azienda, ER spa si impegna ad operare affinché la sensibilità del personale alla necessità del controllo possa essere accresciuta a tutti i livelli organizzativi.
Allo stesso tempo, tutti gli Esponenti Aziendali devono sentirsi responsabili dell’aggiornamento e gestione di un efficace sistema di controllo interno. Per questo motivo la dirigenza non deve limitarsi a partecipare al sistema di controllo nell’ambito delle proprie competenze, ma deve impegnarsi a condividerne valori e strumenti con ciascun collaboratore o collega.
Tutti devono sentirsi responsabili della salvaguardia dei beni dell’Azienda (siano essi materiali o immateriali) e del loro corretto utilizzo. E’ fatto divieto di utilizzare in modo improprio o danneggiare i beni e le risorse dell’Azienda e di consentire ad altri di farlo.
Corruzione e concussione
ER spa si impegna a mettere in atto tutte le misure necessarie a prevenire ed evitare fenomeni di corruzione e concussione.
Non è consentito che siano versate somme di denaro, esercitate altre forme di corruzione allo scopo di procurare vantaggi diretti o indiretti all’Azienda stessa. Si fa divieto di accettare doni o favori da parte di terzi che oltrepassino le normali regole di ospitalità e cortesia.
Questo vale sia nel caso in cui un Esponente Aziendale persegua un interesse diverso dalla missione di impresa o si avvantaggi personalmente di opportunità d’affari.
Diversità e pari opportunità
ER spa riconosce nella diversità delle culture e dei talenti un valore fondamentale e vuole attrarre e far crescere persone con doti di leadership, passione per i sistemi tecnologici e curiosità intellettuale.
ER spa evita ogni forma di discriminazione in tutte le decisioni che influiscono sulle relazioni con i propri stakeholder.
Diligenza e correttezza nella gestione dei contratti
I contratti e gli incarichi di lavoro devono essere eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente dalle parti. Per una corretta gestione dei rapporti contrattuali ER spa si impegna a non sfruttare posizioni di dominio rispetto alle proprie controparti ed a garantire una informativa ampia ed esaustiva verso tutti i dipendenti e collaboratori coinvolti nelle attività previste dai contratti stipulati.
3.3 TERZI DESTINATARI
Oltre che ai componenti degli Organi sociali e al Personale il presente Codice Etico e il Modello 231/01 si applicano anche ai Terzi destinatari, intendendo fare riferimento ai soggetti esterni all’Ente che operino, direttamente o indirettamente per ER spa (a titolo esemplificativo: docenti, consulenti e fornitori, partner commerciali, etc.).
I Terzi Destinatari sono pertanto obbligati a rispettare le disposizioni contenute nel Modello 231/01 e nel presente Codice Etico ed in particolare, nei limiti delle proprie competenze e responsabilità, i principi etici di riferimento e le regole di comportamento del Personale.
In assenza dell’impegno espresso a rispettare le norme e i contenuti del Modello 231/01 e del Codice etico, ER spa non concluderà e/o non proseguirà alcun rapporto con il Terzo destinatario.
A tal fine è previsto l’inserimento nelle lettere di incarico o accordi negoziali di apposite clausole volte a co fermare l’obbligo del Terzo a conformarsi al Codice Etico, nonché a prevedere, nel caso di violazioni esplicite del Modello 231/01una diffida, ovvero l’applicazione di penali o ancora la risoluzione del contratto, salvo richiesta del risarcimento dei danni.
